Zeiterfassung und Datenschutz

Stand: September 2026

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Ihre Erfassung ist gesetzlich vorgeschrieben – aber nicht grenzenlos. Eine gute Zeiterfassung erfasst, was nötig ist, schützt es und löscht es rechtzeitig.

Welche Daten nötig sind

Für die Zeiterfassung genügen Name, Personalnummer sowie Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit. Standortdaten, Bildschirmaktivität oder Tätigkeitsprotokolle gehören nicht dazu – und ZeitPro erfasst sie nicht.

Wie lange aufbewahrt wird

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre; Lohnunterlagen unterliegen längeren steuer- und handelsrechtlichen Fristen. Danach müssen Daten gelöscht werden (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). ZeitPro kennt die Fristen je Datenart und zeigt, was gelöscht werden darf.

Auskunft und Löschung

Mitarbeiter haben das Recht auf Auskunft über ihre Daten (Art. 15 DSGVO). ZeitPro stellt diese Auskunft mit einem Klick zusammen – vollständig und maschinenlesbar. Löschanträge werden gegen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten geprüft.

Krankmeldungen

Krankheitsdaten sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). In ZeitPro sehen sie nur Berechtigte; das Terminal zeigt sie ausschließlich gekoppelten Geräten.

Wo die Daten liegen

Wahlweise auf Servern in Deutschland oder auf Ihrem eigenen Server. Für den Betrieb bei uns schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Zeiterfassung ohne Cloud

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.