Zeiterfassungspflicht: Was Arbeitgeber jetzt tun müssen

Stand: September 2026 · Lesezeit: 6 Minuten

Kurz gesagt: Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße. So hat es das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden. Wer Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz nicht führt oder nicht aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld bis zu 30.000 €.

Woher die Pflicht kommt

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (Rechtssache C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Ohne ein solches System, so das Gericht, lasse sich nicht prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

In Deutschland zog das Bundesarbeitsgericht daraus am 13. September 2022 die Konsequenz (Az. 1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die Grundlage sieht das Gericht in § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes.

Was genau erfasst werden muss

Beginn der täglichen Arbeitszeit
Ende der täglichen Arbeitszeit
daraus die Dauer – einschließlich Überstunden

Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG schon lange, jede Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Besondere Pflichten in einigen Branchen

Für Minijobber und in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Betroffen sind unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Transport und Logistik, die Gebäudereinigung sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Was bei Verstößen droht

Wer Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG). Die Geldbuße kann bis zu 30.000 € betragen (§ 22 Abs. 2 ArbZG). Wo zusätzlich § 17 MiLoG gilt – bei Minijobbern und in den genannten Branchen –, sind fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen mit bis zu 50.000 € bedroht (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Hinzu kommt: Ohne Aufzeichnungen fehlt im Streit um Überstunden oft der Nachweis.

Was eine gute Zeiterfassung leisten sollte

Objektiv und verlässlich: Nachträgliche Änderungen nur mit Begründung und nachvollziehbar protokolliert.
Zugänglich: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten jederzeit.
Prüfend: Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit werden automatisch kontrolliert.
Einfach: Stempeln dauert Sekunden – sonst wird es nicht gemacht.
Datenschutzkonform: nur die nötigen Daten, klare Löschfristen, Auskunft auf Knopfdruck.

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In drei Schritten zur gesetzeskonformen Zeiterfassung

System wählen und kostenlos testen – bei ZeitPro 30 Tage, ohne Zahlungsdaten.
Betriebsrat einbeziehen, falls vorhanden (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Mitarbeiter anlegen, Stempeluhr aufstellen – ein Tablet am Eingang genügt.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Seit wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber schon heute verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Vorausgegangen war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?

Ja. Das Urteil sieht keine Ausnahme für kleine Betriebe vor. Auch wer nur wenige Mitarbeiter beschäftigt, muss die Arbeitszeit erfassen.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst – eine bestimmte Form schreibt es nicht vor. Eine elektronische Erfassung ist aber deutlich einfacher nachzuweisen, auszuwerten und aufzubewahren als Zettel.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre. Für Lohnunterlagen gelten steuer- und handelsrechtlich längere Fristen.

Was droht bei fehlender Zeiterfassung?

Wer Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. § 22 ArbZG sieht dafür eine Geldbuße bis zu 30.000 € vor.

Darf die Zeiterfassung an die Mitarbeiter delegiert werden?

Ja, Mitarbeiter dürfen ihre Zeiten selbst erfassen – etwa per Stempeluhr oder App. Verantwortlich dafür, dass ein System vorhanden ist und genutzt wird, bleibt der Arbeitgeber.

Hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht?

Ob erfasst wird, schreibt das Gesetz vor – darüber entscheidet der Betriebsrat nicht. Wie erfasst wird, etwa mit welchem technischen System, unterliegt aber der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Mehr dazu unter Zeiterfassung und Betriebsrat.

Quellen: BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18; §§ 3, 4, 5, 16, 22 ArbZG; § 3 ArbSchG; §§ 17, 21 MiLoG; § 2a SchwarzArbG; § 87 BetrVG. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.